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就活の封筒の書き方｜宛名・封入と郵送方法の確認
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就活の封筒は、企業の提出指定を確かめ、宛名・中身・郵送方法を順にそろえることをおすすめします。書き方の見本を使うときも、今回の宛先と必要な書類に合わせましょう。
宛名をきれいに書けても、使えない配送方法を選んだり、消印の日を取り違えたりすると、提出条件を満たせません。手渡し用の封筒と、大学が厳封した証明書も扱いが違います。
書く位置と敬称を押さえたうえで、封入から差出しまで確認すると、書類の入れ忘れや期限の思い違いを防ぎやすくなります。
封筒の表裏の書き方、書類の入れ方、信書を送れる方法と期限の確認を解説します。
【Contents】
封筒は提出方法と企業・大学の指定を確認して選ぶ
封筒を用意する前に、企業から届いた提出案内を読みます。履歴書だけなのか、エントリーシートや証明書も必要なのかで、中に入れる書類が変わります。指定の封筒や宛名ラベルがある場合は、その案内に沿って準備しましょう。
封筒の色やサイズを先に決めるより、提出する用紙と必要な枚数を確かめると選びやすくなります。書類を入れてから、閉じられないほど厚い、宛名を書く場所が足りないと気づく手戻りを減らせます。
- 提出する書類と、企業・大学の指定用紙
- 封筒のサイズ・宛名ラベルなどの指定
- 郵送・持参などの提出方法と提出先
- 必着・消印有効などの期限の条件
追手門学院大学は、封筒の指定がない場合、書類を折らずに入れられる角2サイズを案内しています。これは同大学の就活案内で示された選び方です。企業から専用封筒を渡された場合まで、角2へ替えるという意味ではありません。
大学の封筒を使う場合も、印刷された宛先欄や差出人欄を確認します。見本と配置が違っていても、書き込むべき情報が分かれば、その様式に合わせて整理できます。書き始める前に提出案内と封筒を並べておきましょう。
封筒は、今回の書類を指定どおり届けられるものから選びましょう。迷う条件を残したまま宛名を書き始めず、用紙と提出方法を先にそろえるのがおすすめです。
履歴書の用紙がまだ決まっていない方は、企業指定と大学配布様式の違いを次の記事で確認できます。印刷するサイズや必要な欄を決めてから、封筒を選びましょう。
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封筒の表面は宛先、裏面は差出人を読みやすく書く
表面は受取先、裏面は差出人を示す面として整理します。会社名や部署名は案内にある正式名称を使い、相手が組織なのか個人なのかに合わせて敬称を選びましょう。
- 表面には正式な宛先と相手に合う敬称を書く
- 裏面には差出人を記し、郵送する封筒を閉じる
表面には正式な宛先と相手に合う敬称を書く
表面には郵便番号・住所・正式な会社名と宛名を書きます。縦書きでは住所を右側に置きます。長い英字名などは横書きも選べますが、企業指定のラベルや書式があれば従いましょう。
個人名まで指定されている場合は「様」、会社や部署宛てなら「御中」を使います。「人事部御中」と「採用担当者様」を一つの宛先に重ねず、誰に届ける指定なのかで選びます。
次は個人宛ての配置を示す架空の記入例です。表面の宛名と、裏面の差出人を別の面に分けています。
部署宛てでは個人名を記さず、部署名に「御中」を付けます。実際の宛先は企業の指定と照合しましょう。
履歴書を入れる場合は「履歴書在中」と赤字で示す方法があります。印刷済みの「行」は、相手に合わせて「御中」や「様」へ直す案内もあります。
正式な宛先と敬称を照合してから記入することをおすすめします。書き損じがあれば、読みづらい修正を重ねず書き直しましょう。
出典：崇城大学「宛名の書き方」／桑沢デザイン研究所「封筒の書き方」
裏面には差出人を記し、郵送する封筒を閉じる
裏面には差出人の郵便番号・住所・氏名を書き、大学名なども添えて誰からの書類か分かるようにします。表面の宛先を書き終えた後も、差出人が抜けていないか確かめましょう。
- 差出人の郵便番号と住所
- 氏名と、必要に応じた大学・学部名
- 記入する場合は、実際に差し出す日付
郵送する場合は、中身を確認してから外封筒を閉じます。崇城大学の案内では、のり付けし、封じ目に封字を添える方法を示しています。これは同大学の書き方の推奨で、すべての配送サービスに共通する条件ではありません。
専用封筒に接着部分がある場合などは、その封筒の使い方に従います。また、裏面に日付を書いても、その日付が郵便の消印になるわけではありません。差出しの記録と、封筒への記入は分けて考えます。
封をする前に、差出人と同封書類を照合しましょう。自分で閉じる外封筒と、大学が厳封した証明書は区別して扱います。
出典：崇城大学「宛名の書き方」
書類をそろえ、郵送と手渡しに合わせて封入する
書類は企業の提出一覧と照合し、必要なものをそろえてから封入します。送付状が必要な場合は、宛先・差出人・同封書類が分かるように用意します。書類名が似ていても、求められた証明書と同じか確認しましょう。
追手門学院大学は、郵送時に送付状、履歴書、エントリーシート、その他の提出書類の順にまとめ、クリアファイルへ入れる方法を案内しています。企業が順番やまとめ方を指定していれば、そちらを確認します。
- 提出一覧と実物の書類名・枚数を照合する
- 送付状を付ける場合は、同封物の記載も合わせる
- 書類を保護してまとめ、封筒に無理なく収める
- 厳封された証明書は封を開けずに扱う
愛知工業大学のQ&Aでは、採用担当者へ直接渡す場合は外封筒をのり付けせず、代理の人へ預ける場合や郵送の場合は封をする、と場面を分けています。企業から別の指示があれば、受渡し方法を確かめましょう。
手渡しで開けておく外封筒と、大学が証明書を厳封した内側の封筒は別物です。次の図は、厳封された証明書も一緒に届ける場合を示しています。
この場合、外封筒の口が開いていても、大学の厳封は開けません。中身を見るために封を破ってから、自分で閉じ直す扱いに変えないようにしましょう。
渡し方に合わせて外封筒を準備し、証明書の取扱条件はそのまま守りましょう。封入後は、必要な書類をそろえた記録も残しておくと確認しやすくなります。
出典：追手門学院大学「マナーと身だしなみ」／愛知工業大学「就職活動Q&A」
厳封が必要な成績証明書をまだ受け取れていない方は、次の記事で大学への確認方法を整理できます。発行方法を確かめてから、ほかの書類とまとめましょう。
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郵送は送れる方法と期限の両方を確認して差し出す
封筒が完成したら、書類を送れるサービスか、指定された期限に合うかを確認します。郵便の種類を印象だけで決めず、内容物・受渡し方法・必要な記録から選びましょう。
- 信書を送れる方法から指定と記録の要否に合わせて選ぶ
- 必着と消印有効を分け、取集時刻と配達日数を確認する
信書を送れる方法から指定と記録の要否に合わせて選ぶ
履歴書などの信書を送る場合は、信書を扱える方法を選びます。日本郵便は履歴書を信書の例に挙げ、クリックポスト・ゆうパケット・ゆうメール・ゆうパックでは信書を送れないと案内しています。
企業の指定も、信書を送れる方法の中で照合します。指定とサービスの条件が合わなければ、自己判断で差し出さず確認しましょう。
追跡できることと、相手が対面で受け取ることは同じではありません。レターパックは専用封筒を使い、プラスは対面、ライトは郵便受けへの配達です。特定記録も郵便受けへ届ける扱いです。
料金は書類を入れた状態の大きさ・重さと利用方法で確認します。不足が心配なら、郵便窓口で実物を確かめてもらいましょう。
指定と必要な記録を照合し、期限に合う方法を選びましょう。普通郵便や書留を、印象だけで一律に推奨・除外しないことが大切です。
出典：日本郵便「信書に該当するもの」／日本郵便「信書を送付できないサービス」／日本郵便「レターパック」／日本郵便「手紙・はがき」／追手門学院大学「マナーと身だしなみ」
必着と消印有効を分け、取集時刻と配達日数を確認する
「必着」は届く日、「消印有効」は引受消印の日を確認します。投函した日時だけで、提出条件を満たしたと判断しないようにしましょう。
当日の引受消印が必要な場合は、郵便窓口でその旨を申し出ます。日本郵便は、ポストの最終取集時刻を過ぎると翌日の引受消印になると説明しています。
期限当日に差し出すなら、投函時刻だけでなく窓口の受付と取集時刻を確認します。消印の日を自分で封筒に書いて代わりにすることはできません。
必着の場合、お届け日数の検索結果は目安です。普通扱いの土曜休配や、天候等による遅延もあるため、余裕を持って差し出しましょう。
期限の意味と差出し条件を合わせて確認しましょう。間に合わない見込みや不明点は企業へ相談し、回答前に延長されたと判断しないことが大切です。
企業へ確認するときは、指定された期限、現在の準備状況、確認したい提出方法を伝えます。返信先や回答待ちの扱いは次の記事で確認できます。
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よくあるプログラミングスクールをはじめたら「月収100万円」みたいな嘘のマーケティング活動をしている会社に嫌気が指す思いでいたので、当ブログを設立。
未来を担う学生が、大人に食い物にされないように、「IT就活における社会の真理」をお伝えするブログです。
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