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就活の送付状｜応募書類と追加提出に使える書き方・例文
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就活の送付状は、例文を丸写しせず、今回の提出先・目的・同封物に合わせて作るのがおすすめです。初めて応募するときと、選考途中で証明書を追加提出するときでは、相手に伝える用件が変わります。
会社名だけ直したつもりでも、前の宛名や入れていない書類が一覧に残ることがあります。整った挨拶文より先に、誰から何が届くかを正しく伝えたいところです。
書く項目と紙面の配置を押さえ、目的別の完成例を自分の内容へ置き換えれば、初めてでも順序立てて準備できます。最後に実物と照合する方法まで確認しましょう。
送付状の役割、日付・宛名・差出人の書き方、初回応募と追加提出の完成例、同封書類との不一致の直し方を解説します。
【Contents】
送付状は、誰が何を送ったかを伝える書類
送付状は、履歴書やエントリーシートなどに添え、差出人と送付内容を伝える書面です。「添え状」「カバーレター」と呼ばれることもあります。封筒の宛名とは別に、開封した担当者が用件と同封物を確認するための役割があります。
郵送する応募書類には、簡潔な送付状を添えるのがおすすめです。長い志望動機をもう一度書くより、何の応募で、どの書類を何部送ったかが分かる内容にしましょう。自己PRの詳しい説明は、企業が指定した履歴書やESの欄へ書きます。
| 提出方法 | 準備の考え方 |
|---|---|
| 郵送 | 企業の指定を読み、用件と同封物を伝える送付状を準備する。 |
| 持参 | 提出案内に合わせる。郵送用の書面を一律に足さない。 |
| Web提出 | 指定フォームやファイル形式に従う。紙の送付状を勝手に添付しない。 |
企業が書類や提出方法を指定している場合は、その案内が優先です。送付状を不要とする案内があれば従い、分からない点は指定窓口に確認します。大学や就活サイトの一般的なマナーだけで、すべての企業の必須書類とは決めないようにしましょう。
受け取る人が用件と中身を確認できることを軸に作りましょう。挨拶を増やすより、送付先と一覧が実際の提出に合っていることが大切です。
送付状は封筒の中に入れる書面です。外側の宛名や封入、郵送方法を決める段階では、次の記事で企業指定との合わせ方を確認できます。
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日付・宛名・差出人をそろえる
本文を書く前に、今回の日付と提出先、自分の情報をそろえます。以前作った書面を使う場合も、会社名だけでなく欄ごとに読み直しましょう。
- 日付と宛名は今回の提出先に合わせる
- 大学名と連絡先を問い合わせに使える形で書く
日付と宛名は今回の提出先に合わせる
日付は今回発送する日に合わせます。和暦か西暦かという表記方法と、実際の日付は別の話です。追加書類を送るときに、以前提出した履歴書の日付まで書き換える意味ではありません。企業の指定がある場合は、その表記に従いましょう。
部署や組織宛は「御中」、担当者個人宛は「様」を使い、同じ宛先に重ねません。会社名は正式名称で書き、指定された部署・担当者へ合わせます。
以下は宛名だけの架空例です。担当者名が分かる場合は、部署名の後に個人名を続けます。
部署宛：株式会社○○ 人事部 御中
個人宛：株式会社○○ 人事部 ○○ ○○ 様
応募案内の宛先と、送付状の宛名を一緒に照合するのがおすすめです。封筒と別の部署名になっていないかも確認しましょう。
大学名と連絡先を問い合わせに使える形で書く
差出人には、大学・学部などの所属と氏名、郵便番号・住所、電話番号、メールアドレスを書きます。担当者が書類を見て応募者を特定し、必要な連絡を取れることが目的です。応募時に使っている情報と食い違わないようにしましょう。
連絡先は、今回のやり取りで実際に確認できるものにします。例文の仮の住所や電話番号を残さず、文字や数字の抜けを読み直します。長い学部名などは、まとまりが分かる位置で行を分けると読みやすくなります。
本人を特定する情報と、問い合わせ先をセットでそろえましょう。住所が変わった場合など、既に伝えた内容と異なる事情があれば、企業の変更手続きも確認します。送付状を書き換えただけで登録情報まで更新されたとは限りません。
応募書類と追加書類で、本文と一覧を書き換える
PC作成でも手書きでも、企業の指定に合わせます。紙面は宛名を左、日付・差出人を右、件名と「記」を中央、「敬具」「以上」を右に置くと、用件と一覧を分けて読めます。下の配置図と完成例を対応させ、自分の情報へ直してください。
- 初回応募は応募目的と同封物を示す
- 追加提出は依頼された書類と部数を書く
配置は共通でも、初回応募と追加提出では件名・本文の用件・同封物の一覧が変わるため、例文を使う際は今回送る内容に合わせて書き換えます。
初回応募は応募目的と同封物を示す
初回応募では、どの採用への応募かと、選考をお願いする用件を書きます。挨拶の後に目的を短く伝え、同封書類は「記」の下へ書類名と部数で示しましょう。本文と一覧を分けると、中身を照合しやすくなります。
以下は、新卒採用へ履歴書とESを郵送する架空の完成例です。記号・連絡先はすべて差し替えます。配置の説明ラベルは送付文章に入れません。
20XX年○月○日
株式会社○○
人事部 採用ご担当者様
○○大学○○学部 ○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
電話：000-0000-0000
メール：student@example.com
応募書類の送付について
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、貴社の新卒採用に応募したく、下記の書類を送付いたします。ご査収のうえ、選考の機会をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
履歴書 1部
エントリーシート 1部
以上
この例は2種類を各1部送る場合です。企業が別の書類名を指定しているなら、その名称へ合わせます。送っていない書類や、後から提出する予定の書類を同封一覧に残さないでください。
応募目的と、今回入れる書類だけを対応させることが大切です。日付や会社名を直した後、一覧も実物から作り直しましょう。
追加提出は依頼された書類と部数を書く
選考途中の追加提出では、初回応募の挨拶をそのまま繰り返すより、何の依頼に対する送付かが分かる文面にします。依頼日や書類名を示すと、既に提出した書類との関係を担当者が判断しやすくなります。
以下は、企業から依頼された卒業見込証明書を追加で送る架空例です。依頼があった日と今回の発送日は、別々に実際の日付へ置き換えます。
20XX年○月○日
株式会社○○
人事部 採用ご担当者様
○○大学○○学部 ○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
電話：000-0000-0000
メール：student@example.com
追加書類の送付について
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
お世話になっております。○○大学○○学部の○○ ○○です。○月○日にご依頼いただきました卒業見込証明書を送付いたします。ご査収くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
卒業見込証明書 1部
以上
この例では、今回の同封物は証明書1部だけです。以前送った履歴書やESを再び一覧へ書かず、追加で依頼されたものと実物を一致させています。
初回か追加かに合わせて、件名・目的文・一覧をまとめて直しましょう。未発行の書類がある場合は、同封済みのように書かず、次の照合手順で不足分の扱いを分けます。
提出案内・一覧・同封物を照合する
完成した送付状だけで確認を終えず、企業の提出案内と、実際に入れる書類を並べましょう。テンプレートの一覧が残っていると、送っていない書類を同封済みと伝えてしまいます。部数も見た目の紙の枚数だけで判断しないことが大切です。
- 企業の案内から、書類名・指定された部数を拾う。
- 用意した実物を数え、送付状の一覧と対応させる。
- 不足や不一致を直し、提出方法・期限まで企業指定と照合する。
次は、履歴書とES、卒業見込証明書を求められた架空の照合例です。履歴書は2枚で1組という設定にしています。
| 案内と実物 | 送付状への反映 |
|---|---|
| 履歴書1部／実物は2枚1組 | 「履歴書1部」。2組あるような「2部」にしない。 |
| ES1部／実物は1枚 | 「エントリーシート1部」。企業の名称に合わせる。 |
| 証明書1部／まだ未発行 | 同封一覧へ書かない。未提出分の扱いを先に相談する。 |
この例は、書類が足りなくても先に送ってよいという意味ではありません。別送の可否や期限は、企業の回答を確認してから決めます。
相談例：ご指定の卒業見込証明書は、大学で○月○日から発行可能と確認しました。履歴書とESを先に提出し、証明書を後日送付することは可能でしょうか。可能な場合の提出方法と期限をご教示いただけますと幸いです。
発行時期がまだ分からないなら、確認済みの日付として書かず、大学へ確認中であることを伝えます。相談メールを送っただけで別送や延長が承認されたことにはなりません。回答が来たら、送る書類と期限を更新しましょう。
同封一覧には実際に送るものを書き、不足分の扱いは別に確定させるのがおすすめです。許可された別送でも、追加提出時にはその回の書類だけを案内します。
企業への返信先・件名や、回答を待つ予定の管理は次の記事で確認できます。今回の相談内容を示したうえで、指定された窓口へ連絡しましょう。
出典：リクナビ「送付状」
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よくあるプログラミングスクールをはじめたら「月収100万円」みたいな嘘のマーケティング活動をしている会社に嫌気が指す思いでいたので、当ブログを設立。
未来を担う学生が、大人に食い物にされないように、「IT就活における社会の真理」をお伝えするブログです。
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